MOS 2007 Master – Tipps zur Vorbereitung

Da ich im August die entsprechenden Prüfungen selbst absolvierte, gibt es jetzt hier Tipps zur Vorbereitung für die, die diesen Weg noch vor sich haben. Ich entschied, dass die bei mir vorhandene Praxis mit der Software zusammen mit den folgenden Druckerzeugnissen ausreichen sollte, um durch die Prüfung zu kommen. Zusammen mit den dafür jeweils zur Verfügung gestellten Übungs- und Informationsdateien sowie mit den “Testfragen” hat es gereicht :) – wie an nebenstehendem Zertifikat erkennbar ist.

Wer sich zertifizieren lassen möchte, bekommt mehr Informationen zu den Prüfungsinhalten unter Anderem hier.

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Interaktive Umstiegshilfen auf Office 2007 von vorherigen Office-Versionen

Gestern war es wieder mal so weit: jemand wünschte sich interaktive Hilfe für den Umstieg von Office 2002 auf Office 2007. Ich wusste, dass es entsprechende Unterstützung gab – hatte ich doch selbst mal auf der eigenen Homepage die dazu passenden Links zusammengetragen: Referenzhandbücher. Da der Internetauftritt allerdings bislang immer noch recht “verwinkelt” ist, habe ich entschieden, diese “Linksammlung” jetzt mal hierher umzuziehen. Damit sollte sich dieser umfangreiche “Materialbestand” zukünftig für Umsteigende leichter auffinden lassen. Funktionieren tut das Meiste davon auch mit anderen als den angegebenen Versionen, also z.B. von Office XP auf Office 2010. (weiterlesen …)

Office-Umstiegshilfen durch interaktive Befehlssuche

Office

Im Juni vergangenen Jahres schrieb Claudius H. Küttner zuletzt unter “Update: Interaktive Befehlssuche für Office 2010” einen Artikel zum Thema “Interaktive Menüs”. Bei einigen Versionen dieser Umstiegshilfen gab es noch Probleme mit alternativen Browsern wie dem Firefox.

Dies stellte ich im Dezember erneut fest – wie hier dokumentiert. Am 21.01.2011 machte ich mich noch einmal daran, die Umstiegshilfen zu erproben. Dabei entstand der folgende Artikel: Umstieg von Office03 auf Office10? Hilfen von Microsoft. In Zusammenarbeit mit dem oben erwähnten Claudius H. Küttner entstand nun der folgende Artikel für dieses Blog:

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Mit kategorisierten Kontakten Etiketten erstellen

Clipart: Programmsymbol WordWie im letzten Artikel angekündigt, folgt hier nun die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um in Outlook07 verwendete Kategorien als Kriterium für zu druckende Etiketten in Word07 zu verwenden. Hierbei wird in diesem Artikel vorausgesetzt, dass Sie eine bereits vorhandene Vorlage verwenden möchten.

Weshalb es in Outlook ausgerechnet die Ansicht Telefonliste sein muss, blieb mir übrigens ebenso verschlossen wie die in obigem Artikel erwähnten sich wiederholenden Fehlermeldungen innerhalb von Word, wenn der Zugriff – wie eigentlich “logisch” – von dort aus auf Outlook erfolgen sollte. Ich habe einiges in diesem Zusammenhang getestet, da mir der bei Ursula Eilers vorgeschlagene Weg zu kompliziert erschien. Dennoch gebe ich ihr recht – das Einhalten der nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen führt zum gewünschten Ergebnis:

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Blindkopie verwenden?

Clipart: 2 Personen stehen im MailkontaktSollten sich beim Versenden/Empfangen von Mails nicht alle Empfänger_innen untereinander kennen (lernen), so empfiehlt sich die Verwendung des Feldes “Bcc…” (übersetzt Blind Carbon Copy).

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Mailen aus den Kontakten unter Outlook07

Eine Kundin würde gern auch unter Outlook07 den bisher von ihr genutzten Weg weiternutzen: Mailformular öffnen, auf “An…” klicken, anschließend aus dem Outlook-Adressbuch – oder “notfalls” auch aus den Kontakten heraus Mails an eine bestimmte Gruppe von Personen versenden. Sie hat die Personen “kategorisiert”, wie das ja in Outlook07 nochmal deutlich einfacher und schöner geworden ist. Allein – das Adressbuch ist leer :( – agg. ist es v.a. ein “Relikt” aus früheren Officeversionen – was also tun?

Da sich internetweit – bzw. mindestens im deutschsprachigen Internet – nicht herausfinden ließ, wie die Kontakte unter Outlook07 zu einer entsprechenden Suche/Sortierung nach vergebenen Kategorien verwendet werden können, bleiben folgende Lösungen:

  • dass jemand von den hier Mitlesenden in einem Kommentar eine Lösung anbietet, die bisher nicht auffindbar war oder
  • einen neuen Weg zu lernen:

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Outlook 2007 und die Sofortsuche

Abbildungssymbol, um Einstellungen vorzunehmenFunktioniert die Sofortsuche unter Outlook07 nicht bzw. haben Sie keine Möglichkeit anzugeben, wonach gesucht werden soll?

Dann müssen Sie evtl. den Indexdienst von manuellem (oder deaktiviertem) Startstatus umschalten auf automatischen Start. Sie finden diesen Dienst bei Windows XP in der Systemsteuerung unter “Verwaltung” (klassische Ansicht!) und dort dann unter “Dienste”.

Zusätzlich ist es evtl. erforderlich, die Einstellungen des Indexdienstes zu aktualisieren. Am schnellsten kommen Sie dorthin, wenn Sie in der Hilfe nach „Index“ (oder „Indexdienst“) suchen und dann den entsprechenden Link im Hauptfenster nutzen. Dort prüfen Sie über einen Doppelklick auf den vorhandenen Dienst, ob das Verzeichnis von Outlook mit in den Katalog aufgenommen wird (C:\Dokumente und Einstellungen\*\Lokale Einstellungen\*) Steht dort „Nein“ – ist ein erneuter Doppelklick erforderlich, um die Auswahl auf „Ja“ umzustellen.

PC herunter- und wieder hochfahren – Outlook aufrufen – nun sollte alles in Ordnung sein. Wenn nein, prüfen Sie bitte, ob Sie Windows Search 4.0 installiert haben.

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(Re-)Aktivieren von Add-ins in Outlook?

Abbildungssymbol, um Einstellungen vorzunehmenAus der Welt der Dinge, die NICHT passieren sollten: Ein neues Add-in installiert in Outlook – und plötzlich “beschließt” Outlook07 aufgrund eines eingetretenen Fehlers, dass es dieses Add-in deaktivieren möchte. Fragt auch danach. Wer dann auf „Ja“ zum Deaktivieren gedrückt hat, hat sich ganz bestimmt ERST MAL auf der (für Outlook) sicheren Seite befunden. Nur – wie lässt sich eine solche Deaktivierung rückgängig machen, wenn sich herausstellt, dass in diesem Fall “Nein” die richtige Antwort gewesen wäre?

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Arbeit mit Feldern in Outlook 07

Immer wieder tauchen Fragen auf zu der Arbeit mit und in Outlook07. Auf einige davon gibt es hier Antworten:

Abbildungssymbol, um Einstellungen vorzunehmen

Mehr Spalten anzeigen in einer Outlook-Übersicht?
Rechtsklick in die Spalte, in der eine (oder mehr als eine) zusätzliche Spalte angezeigt werden soll -> Feldauswahl.

Anschließend entweder eines der “Häufig verwendete(n) Felder” mit der heruntergedrückten linken Maustaste auf die Titelleiste des Anzeigebereichs ziehen oder über den Pfeil rechts neben dieesem Begriff andere Felder zur Anzeige bringen.

Nachteil: Die Felder sind teils schwer aufzufinden, wenn es sich um andere als “häufig verwendete Felder” handelt. weil die Sortierung sowie leider auch die Benennung der Felder nur zum Teil nachvollziehbar erscheint. Beispiel: “Spitzname” findet sich unter zwar unter “Namensfelder”, aber nur bei den Anzeigen, die Kontakte betreffen. Wer sich “Alle Kontaktfelder” anzeigen lassen will bei den Mail-Übersichtslisten, bekommt partout nicht alle Felder angezeigt.
Lassen sich Titel von Spalten umbenennen?
Rechtsklick auf die Bezeichnung der umzubenennenden Spalte -> Spalten formatieren … -> Feld Beschriftung ändern (Geht bei fast allen Textfeldern, aber nicht bei Symbolfeldern)
Anlegen zusätzlicher individueller Spalten/Felder?
Download der PDF-Anleitung: Anlegen neuer benutzerdefinierter Felder (30kb)

Alias-Verwendung unter Outlook07

Icon zur Anpassung von EinstellungenEs ist inzwischen durchaus üblich, mehr als eine Mailadresse über EINEN Account zu nutzen. Beispiel: der Name des Accounts lautet „mail@musterstadt.de“, es sollen allerdings auch Mails mit der Absende-Angabe „fctberlin@musterdorf.de” verschickt werden. Outlook 2007 bietet hierfür keine auf den ersten Blick sichtbare Möglichkeit an. Zumindest ohne Exchange-Konto gibt es jedoch trotzdem einen Weg.

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