Zahlenformat in Excel umwandeln

Clipart: Excel-IconNeulich hatte eine Kundin mit der korrekten Darstellung einer Uhrzeit zu tun, die ihr in einer Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt wurde. Genauer: mit einer ganzen Spalte voller Uhrzeiten. Sie wollte erreichen, dass diese Uhrzeiten im Textformat dargestellt werden.

Es gibt mehrere Wege, (markierte) Zellen zu formatieren:

  • Über die Menüsteuerung “Format” – “Zellen…”
  • Über die rechte Maustaste sowie Auswahl von “Zellen formatieren…”
  • Über die Tastenkombination [Strg]+[1]

Jeder dieser Wege führt zwar zum selben Auswahl-Fenster, keiner jedoch zum gewünschten Ziel. Jedes Mal wurden ihr Dezimalzahlen angezeigt, mit denen sie nichts anfangen konnte. Wie ihr dennoch geholfen werden konnte, erfahren Sie hier:   (weiterlesen…)

Aus der Trickkiste: Tastenkombinationen in Excel

Clipart: Excel-IconThomas Richter veröffentlichte vergangene Woche den folgenden Artikel: Tastenkürzel (Shortcuts) erstellen und anpassen. Er empfiehlt dafür die Freeware “WinHotKey”. Diese macht bereits im Namen deutlich, dass sie Arbeitserleichterungen in Form von Shortcuts für Microsofts Produkte verspricht. Durch den Einsatz solcher Shortcuts kann der häufige Wechsel zwischen Maus und Tastatur vermieden werden.

Auch Excel ist ein Produkt von Microsoft, insofern ließe sich die Freeware natürlich auch hier einsetzen. Ich möchte jedoch daran erinnern, dass auch in Programmen wie Excel selbst – ganz ohne zusätzliche Freeware – viel Einsparungspotential enthalten ist: die “hauseigenen” Tastenkombinationen.

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Umsteigen von Word 2003 auf Word 2007

Geplant war ein Workshop zum Thema “Serienbriefe“. In der Realisierung wurde daraus neben diversen Antworten zu Tabulatoren und deren Nutzung sowie dem Einsatz von Rahmen außerhalb von Tabellen vor allem:

Unterschiedlichste Word-Versionen auf den Computern der Teilnehmerinnen zusammen mit der Herausforderung, mal zu klären, wie das denn ginge mit dem Umstieg. Es gibt auf den Microsoft-Eigenen Seiten diverse Unterlagen, die dazu geeignet sein können, diesen Umstieg zu erleichtern.

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Was taugt das Material zum Umstieg auf Office 2010?

Nachdem sich neulich herausstellte, dass Microsoft nun doch mal Office10 in Deutschland vertreibt, wurde “bekanntlich” der Internetauftritt überarbeitet. Macht ja auch Sinn. Nur – zurechtfinden würde auch Sinn machen. Daher hier ein erster Überblick über die neue Optik (Klick auf das Bild führt zur Site!):

Ausschnitt/Screenshot des neu gestalteten Webauftritts "Schulungen"

Sowohl zu Word2010 als auch zu Excel2010 verbirgt sich hinter dem gezeigten Überblick jeweils ein erster Kurs sowie die aus Office2007 schon bekannten “Kurzübersichtskarten”. Es ist davon auszugehen, dass im Laufe der nächsten Wochen und Monate sowohl zu den beiden genannten Programmen als auch zu den übrigen Office-Angeboten noch weitere Kurse kommen werden.

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Startformular in Access einsetzen

In den vergangen Tagen hatte ich mal wieder vermehrt mit Microsofts Access (2002) zu tun. Hier finden sich ab sofort einige Antworten zur Nutzung des Startformulars:

  • Startformular festlegen?
    Das Startformular kann in Access entweder über eine Einstellung im Menü oder über ein Makro geöffnet werden, falls noch andere Aufgaben beim Start erledigt werden müssen. Lösung bis Access 2003: Klicken Sie unter “Extras” auf den Menüpunkt “Start…” In Access 2007: Office-Button (oben links) – Access Optionen – Menüauswahl “Aktuelle Datenbank”. Im darauf folgenden Dialog können verschiedene Einstellungen für den Start Ihrer Datenbank vorgenommen werden. Einer davon heisst “Formular/Seite anzeigen”. Dort können Sie nun Ihr persönliches Startformular festlegen.
  • Makro innerhalb des Startformulars aufrufen?
    Formular im Entwurf-Modus öffnen, rechte Maustaste auf den entsprechenden Button, Klick auf Eigenschaften (!), anschließend im Karteireiter Ereignis beim Klicken den rechts auftauchenden Abwärtspfeil verwenden, um das (vorhandene) Makro auszuwählen.
  • Anderes Formular/Bericht im Startformular aufrufen?
    Geht natürlich auch – dafür braucht es allerdings entweder VBA-Kenntnisse oder eine zu modifizierende Vorlage. Hier könnte sich z.B. die für solche Zwecke gedachte Beispieldatenbank “Nordwind” anbieten. Diese ist bei einer vollständigen (!) Installation von Access (bis Version 2003) im Menü unterhalb des Fragezeichens aufrufbar (Beispieldatendanken). Falls Sie diese für Version 2007 benötigen, bietet Microsoft einen kostenfreien Download an.

Quellenangaben:
www.pctipp.ch, Interaktives Befehlsreferenzhandbuch Access (Befehle in Access 2003 und 2007 im Vergleich), www.microsoft.de (Speicherort von Nordwind-Beispieldatenbanken in Access 2003), Download Nordwind 2007

Unterschiedliche Seitenformate im selben Word07-Dokument?

Abbildungssymbol, um Einstellungen vorzunehmenFalls es erforderlich ist, unter Office07 sowohl Quer- als auch Hochformatseiten in einem (!) Word-Dokument zu verwenden, ist auch dies möglich. Es empfiehlt sich, die andersformatigen Seiten an den Schluss eines Dokuments zu setzen.

  1. Klicken Sie auf die Stelle, ab der die Änderung des Formats erfolgen soll.
  2. Wechseln Sie auf den Karteireiter „Seitenlayout“.
  3. Verwenden Sie den Dialog Box Launcher (kleines Viereck Rechts unten in der Gruppe) der Gruppe „Seite einrichten“.
  4. Achten Sie darauf, dass in der Vorschau „Dokument ab hier“ ausgewählt ist statt „Gesamtes Dokument“.
  5. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit “Ok”

Blindkopie verwenden?

Clipart: 2 Personen stehen im MailkontaktSollten sich beim Versenden/Empfangen von Mails nicht alle Empfänger_innen untereinander kennen (lernen), so empfiehlt sich die Verwendung des Feldes “Bcc…” (übersetzt Blind Carbon Copy).

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Mailen aus den Kontakten unter Outlook07

Eine Kundin würde gern auch unter Outlook07 den bisher von ihr genutzten Weg weiternutzen: Mailformular öffnen, auf “An…” klicken, anschließend aus dem Outlook-Adressbuch – oder “notfalls” auch aus den Kontakten heraus Mails an eine bestimmte Gruppe von Personen versenden. Sie hat die Personen “kategorisiert”, wie das ja in Outlook07 nochmal deutlich einfacher und schöner geworden ist. Allein – das Adressbuch ist leer :( – agg. ist es v.a. ein “Relikt” aus früheren Officeversionen – was also tun?

Da sich internetweit – bzw. mindestens im deutschsprachigen Internet – nicht herausfinden ließ, wie die Kontakte unter Outlook07 zu einer entsprechenden Suche/Sortierung nach vergebenen Kategorien verwendet werden können, bleiben folgende Lösungen:

  • dass jemand von den hier Mitlesenden in einem Kommentar eine Lösung anbietet, die bisher nicht auffindbar war oder
  • einen neuen Weg zu lernen:

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Outlook 2007 und die Sofortsuche

Abbildungssymbol, um Einstellungen vorzunehmenFunktioniert die Sofortsuche unter Outlook07 nicht bzw. haben Sie keine Möglichkeit anzugeben, wonach gesucht werden soll?

Dann müssen Sie evtl. den Indexdienst von manuellem (oder deaktiviertem) Startstatus umschalten auf automatischen Start. Sie finden diesen Dienst bei Windows XP in der Systemsteuerung unter “Verwaltung” (klassische Ansicht!) und dort dann unter “Dienste”.

Zusätzlich ist es evtl. erforderlich, die Einstellungen des Indexdienstes zu aktualisieren. Am schnellsten kommen Sie dorthin, wenn Sie in der Hilfe nach „Index“ (oder „Indexdienst“) suchen und dann den entsprechenden Link im Hauptfenster nutzen. Dort prüfen Sie über einen Doppelklick auf den vorhandenen Dienst, ob das Verzeichnis von Outlook mit in den Katalog aufgenommen wird (C:\Dokumente und Einstellungen\*\Lokale Einstellungen\*) Steht dort „Nein“ – ist ein erneuter Doppelklick erforderlich, um die Auswahl auf „Ja“ umzustellen.

PC herunter- und wieder hochfahren – Outlook aufrufen – nun sollte alles in Ordnung sein. Wenn nein, prüfen Sie bitte, ob Sie Windows Search 4.0 installiert haben.

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(Re-)Aktivieren von Add-ins in Outlook?

Abbildungssymbol, um Einstellungen vorzunehmenAus der Welt der Dinge, die NICHT passieren sollten: Ein neues Add-in installiert in Outlook – und plötzlich “beschließt” Outlook07 aufgrund eines eingetretenen Fehlers, dass es dieses Add-in deaktivieren möchte. Fragt auch danach. Wer dann auf „Ja“ zum Deaktivieren gedrückt hat, hat sich ganz bestimmt ERST MAL auf der (für Outlook) sicheren Seite befunden. Nur – wie lässt sich eine solche Deaktivierung rückgängig machen, wenn sich herausstellt, dass in diesem Fall “Nein” die richtige Antwort gewesen wäre?

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